Organiser sa boîte mail

04/12/2018

L'usage de l'email est devenu incontournable aussi bien au bureau que dans le privé, il est donc important d'avoir une bonne organisation pour gérer la masse d'informations et de sollicitations qui nous arrivent. 

Trop de mails non lus nous «polluent» et nous empêchent de nous concentrer. Pour gagner du temps et de la sérénité, voici quelques conseils pour bien organiser sa boîte mail.

1/ Fixer des plages pour répondre aux mails. Lors de mon article précédent, j'avais déjà évoqué ce conseil pour gagner du temps. Il n'est pas nécessaire d'être connecté 24h/24 et de répondre instantanément aux mails pour être productif. Et surtout enlever les notifications qui viennent nous déconcentrer ! 

2/ Créer des dossiers explicites pour ranger vos correspondances et pour les retrouver facilement : le nom du client, de la mission, d'un thème, abonnements Newsletter, à lire, etc.

3/ Définir un objet précis pour les mails à envoyer. Il sera plus facile de ranger les réponses aux messages et de les retrouver quand l'objet est bien défini.

4/ Traiter les messages en commençant par le dernier arrivé ! S'il est rapide à traiter, répondre et, comme le courrier physique, s'il est nécessaire de le conserver, on le range dans le dossier correspondant, sinon il faut le supprimer. Si la réponse demande plus de temps, on peut le classer provisoirement dans un dossier dédié (URGENT, A VALIDER, etc.) ou mettre un drapeau rouge pour le traiter dans la journée. Il sera traité pendant la plage dédiée que vous vous êtes fixée sur votre agenda.

5/ Nettoyer sa boite régulièrement : supprimer les confirmations de rendez-vous passés, les notifications de commandes ou de livraison. Autre conseil : le désabonnement des Newsletters que l'on entasse et que l'on ne lira jamais... sauf la mienne bien-sûr ! Il faudra également archiver les projets terminés et les supprimer de la boîte.

Si malgré tout, vos volumes de mails sont trop importants, optez pour un outil collaboratif (Slack, Flow, etc.).

Une organisation efficace de sa messagerie demande donc quelques bonnes habitudes et un minimum de discipline !

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